Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Заверение копии документов производят в необходимых случаях для придания ей юридической силы.
Ст. 77 Основ устанавливает, что нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных органами государственной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации, юридическими лицами, а также гражданами при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации.
Для совершения нотариального действия свидетельствование верности копии документа или выписки из него к нотариусу может обратиться не только лицо, которому этот документ выдан, но и любое другое лицо.
Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них при условии, что они:
- Не противоречат законодательным актам Российской Федерации;
- Имеют юридическое значение.
Противоречащим закону признается документ, если его содержание противоправно (сделки купли-продажи заведомо похищенного продавцом имущества, мнимые и притворные сделки и т.п.).
Документ должен иметь юридическое значение, т.е. затрагивать те или иные права или законные интересы граждан.
Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования, поскольку специальной формы для этих документов не существует. Однако нотариус вправе отказать в свидетельствовании верности копии с документа:
- имеющего подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления;
- исполненного карандашом, имеющего неясный текст, изложенного на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах;
- со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным;
- имеющего нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, или иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или к сомнению в его подлинности;
- имеющего повреждения документа, влекущие сомнения в его целостности;
- имеющего иные недостатки, не позволяющие сделать однозначного вывода об отсутствии признаков подделки документа.
Выписки из документов свидетельствуются, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу.
Для нотариального заверения копий (выписок из документов) вам необходимы оригинал документа и его ксерокопия.
Свидетельствование верности копии с документа производится только при предъявлении подлинника документа. Нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником.
Для удостоверения верности копии с подлинника документа требуется:
- Оригинал документа без подчисток, замазок, приписок и иных неоговоренных исправлений, подписанный тем лицами, которые в нем заявлены как подписанты.
- Многостраничные документы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписями и/или печатями, либо парафированы.
- Документ должен быть представлен в виде, позволяющем проверить его подлинность (ламинированные документы проверить на подлинность без их повреждения не представляется возможным).
- Лицо, обратившееся за данным нотариальным действием, с оригиналом паспорта.